Kofax Transformation Modules
Bejövő szállítói számlák automatizált feldolgozása
Minden vállalat célja a beérkező számlák mihamarabbi feldolgozása. Így elkerülhető a késedelmes fizetés, illetve kihasználhatóvá válnak a korai teljesítésből származó előnyök.
A Kofax platform szerves részét képező Kofax Transformation Modules alrendszerrel lehetővé válik a számlák azonnali feldolgozása, függetlenül azok mennyiségétől. A számlákról eddig manuális adatbevitellel rögzített információk — összegek, dátumok, megrendelési adatok, szállító azonosítása, az egyes tételek — automatikus karakterfelismeréssel kerülhetnek bevitelre. Az információ lehet a lap tetszőleges pontján: a rendszer azonosítja a számla típusát és felismeri a megjelölt adattípusokat (dátum, összeg, név, számlaszám, szabad szöveg). Ez a megoldás lehetővé teszi, hogy a számla befogadásától számítva perceken belül a vállalati ERP rendszerbe kerüljenek a lapon szereplő információk, minimális kézi adatbeviteli igény mellett.
Azonnali megtakarítás, gyors megtérülés
Nagymértékben csökkenti a szakképzett személyzetet igénylő manuális adatbevitelt, így az emberi erőforrások átcsoportosíthatók.
Gyors visszakereshetőség
A számlák az érkeztetést követően azonnal digitalizálásra kerülnek. A megfelelő jogosultsággal rendelkező személyek azonnal hozzáférhetnek a számlaképekhez és a felismert adatokhoz. A számlák nem vesznek el, megszűnnek a kallódó számlák.
Szoros illesztés vállalati ERP rendszerekkel
A Kofax Transformation Modules képességeinek maximális kiaknázása a vállalati ERP rendszerrel történő szoros integráción keresztül valósítható meg. Ekkor nem csupán a számla alapadatai — szállító, dátumok, összegek — ismertethetők fel és ellenőrizhetők automatikusan, hanem a számla összes tétele. A hibás számlák külön modulban kerülnek kezelésre, ahol szakértő személyzet végezheti a problémák megoldását. Lehetőség nyílik a nagy értékű számlák külön útvonalon történő kezelésére (pl. a menedzsmentnek is jóvá kell hagynia).
A Kofax Capture képességeire alapozva
A Kofax Transformation Modules a
Kofax platform egyik alrendszere. A
Kofax Capture-rel szorosan integrált architektúra biztosítja a megoldás robusztusságát és skálázhatóságát. Kihasználhatóvá válik a platform által támogatott nagyszámú dokumentum szkenner, és — mint bármely Kofax Capture folyamat végén — a feldolgozott üzleti adatok tetszőleges vállalati back-end rendszer számára átadhatók.
A Kofax Transformation Modules működése
Digitalizálás. A papíralapú számlák professzionális dokumentum-szkennerek segítségével tömegesen kerülnek digitalizálásra a Kofax Capture rendszerbe. Az elektronikus formában érkező iratokat (pl. fax szerverre érkező dokumentumok) is képes fogadni.
Képminőség javítás. A Kofax díjnyertes VRS technológiája automatikusan beállítja az optimális paramétereket a legtisztább fekete-fehér kép előállításához. Képes a rosszul olvasható papírokból is olyan minőségű szkennelt képet előállítani, amely az eredetinél jobban olvasható és alkalmas automatizált karakterfelismerésre.
Adatfelismerés. A szkennelést követően a rendszer OCR/ICR/OMR technológiák segítségével elemzi a számlaképet. Az irat topológiájától függetlenül képes lokalizáni és felismerni az adatokat (pl. számlasorszám, szállító kódja, teljesítés dátuma, végösszeg) legyen szó akár kézzel vagy géppel nyomtatott számláról, vagy kézzel kitöltött formanyomtatványról. Az opcionális kiegészítő képességek révén a számlán szereplő tételek felismerése és adatbázisból történő automatizált ellenőrzése is lehetséges.
Ellenőrzés. Az ellenőrző modulban lehetséges a felismerési hibák korrigálása, akár manuálisan, akár adattörzzsel történő összehasonlítással, vagy ezek kombinációjával. A rendszer tetszőleges ügyviteli ellenőrzés megvalósítására képes. A felhasználói felület úgy alakítható, hogy az a manuális adatbevitelt a lehető leghatékonyabbá tegye.
Automatikus öntanulás. A Kofax Transformation Modules automatikusan megtanulja az addig ismeretlen számlaformátumokat. Már egyetlen számla elegendő a formátum tökéletes megismerésére. Sőt, a tanult információk alapján az ismeretlen számlák adatfelismerése is finomodik.
Tárolás. A feldolgozási folyamat végeztével a felismert és ellenőrzött adatok a szkennelt képpel együtt átadásra kerülnek a vállalati ERP, workflow, számlázó vagy dokumentum-kezelő rendszerbe. Számos back-end rendszerhez (köztük SAP R/3-hoz) minősített csatlakozási felület érhető el.
