Kofax Capture Network Server
Több telephelyes, elosztott dokumentum feldolgozás
Számos vállalat működése során az üzleti folyamatokat távoli telephelyeken előállított dokumentumok indítják, de a folyamatok egy központi telepen fejeződnek be. A Kofax Capture Network Server-re (továbbiakban KCNS) épülő rendszerek mérhetően gyorsítják a távoli vállalati folyamatokat és csökkentik azok költségeit.
A KCNS a
Kofax Capture opcionális modulja, amely lehetővé teszi, hogy távoli telephelyeken előállított dokumentumokat automatikusan közvetlenül egy központi
Kofax Capture feldolgozó rendszerbe továbbítsuk. Egy általános KCNS alapú rendszer esetén minden távoli telephely rendelkezik egy Kofax Capture szkennelő munkaállomással a dokumentumok digitalizálásához. A megoldás igényeitől függően további munkaállomások alkalmazhatók karakterfelismeréshez, ellenőrzéshez. Amikor a feldolgozási folyamat távoli telephelyeken esedékes része befejeződött, a dokumentumok a központba kerülnek további feldolgozásra, majd a központi Kofax Capture rendszer átadja a szkennelt képeket és a kinyert információkat az általa kiszolgált üzleti alkalmazásoknak.
Távoli szkennelés és az alternatívák
Amennyiben egy vállalat több telephelyes dokumentum feldolgozó megoldást kívánt kialakítani, négy megoldás közül választhatott:
- a papírt egy központi feldolgozó-rendszerhez szállította;
- a távoli telephelyen szkennelt dokumentumok képeit CD-re írta és az adathordozót a központi feldolgozó-rendszerhez szállította;
- rossz minőségű, alacsony felbontású faxon keresztül továbbította a dokumentumokat központi feldolgozásra;
- egyedi fejlesztésű megoldást választott.
Ez utóbbi eset számos problémára megoldást kínál, de a fejlesztési és karbantartási költségek magasak, valamint a biztonságos adattovábbítás sem kidolgozott (mi garantálja, hogy egy adott dokumentum auditálható módon megérkezik a központba?).
Ezekkel szemben a Kofax Capture Network Server-re épülő rendszerek a fenti megoldások előnyeit ötvözik.
| |
Dokumentumok szállítása
|
Szkennelés CD-re |
Fax |
Egyedi fejlesztés |
KCNS |
| Alacsony költségek |
- |
- |
- |
- |
igen |
| Gyors hozzáférés az adatokhoz |
- |
- |
igen |
igen |
igen |
| Jó képminőség |
igen |
igen |
- |
- |
igen |
| Biztonság |
- |
- |
- |
igen |
igen |
A Kofax Capture Network Server az egyetlen termék, amely lehetővé teszi a távoli munkaállomásokon történő szkennelést, adatbevitelt és ellenőrzést akár dial-up hozzáférésen keresztül.
A távoli szkennelés előnyei
- Alacsony működési költségek a már meglévő Internet-kapcsolatok felhasználása révén.
- Nincsenek szállítás közben elkallódott dokumentumok, mert a papír nem hagyja el a keletkezési helyét.
- Gyorsul az információhoz való hozzáférés, mivel a szkennelt képeket és/vagy adatokat azonnal a központba lehet továbbítani tárolás vagy további feldolgozás céljából.
- Nagyobb biztonság, mivel a távoli telephely alkalmazottait kivéve nem kezeli más a dokumentumokat.
Gyors megtérülés (ROI)
Mivel a feldolgozáshoz a papírdokumentumokat nem szükséges szállítani, ezért csupán a postázási költségek csökkenése miatt hónapok (nagy volumen esetén már hetek) alatt megtérül a beruházás. Az üzleti folyamatok gyorsulása, a hatékonyság növelése további implicit megtakarításokat eredményez.
Központi vezérlés
A rendszer adminisztrátora központilag szabályozhatja a feldolgozási folyamatok működését. A távoli munkaállomások automatikusan letöltenek és alkalmaznak minden változtatást, ami a feldolgozási folyamatokban történik. Így biztosítható a feldolgozás integritása az egész vállalaton keresztül.
Rugalmas feldolgozási folyamatok
A központi rendszer adminisztrátor határozza meg, hogy a feldolgozási folyamat egyes lépéseit miként osztja el a távoli telephelyeken. A kötegek szkennelés után azonnal továbbításra kerülhetnek a központba további feldolgozásra, vagy folyamatszabályzói döntéstől függően a szkennelés utáni lépések (például karakterfelismerés, ellenőrzés) a távoli munkaállomásokon végezhetők.
Biztonságos kommunikáció
Tranzakció-vezérelt adatátvitel megakadályozza, hogy hálózati vagy bármilyen kommunikációs hiba folytán a szkennelt dokumentumok elvesszenek, vagy megsérüljenek. A rendszer még extrém körülmények közt (áramszünet, hálózati kapcsolat teljes megszűnése) is garantálja az adatok integritását.
